A empresa pode exigir o prontuário do funcionário?

A NR-7 exige que a empresa mantenha o prontuário médico por, no mínimo, 20 anos após o desligamento. Essa obrigação não autoriza o RH a consultar seu conteúdo.

Para comprovar a aptidão ocupacional, a empresa recebe o Atestado de Saúde Ocupacional (ASO). Pelo item 7.5.19.1 da NR-7, ele traz os riscos que exigem controle médico, os exames realizados e a conclusão de apto ou inapto para a função, sem diagnóstico. As demais informações clínicas ficam no prontuário, sob responsabilidade médica.

A resposta muda conforme quem faz o pedido. Por isso, vale separar três situações:

• Pedido do empregador: não há direito de acesso ao conteúdo clínico; a empresa recebe os documentos ocupacionais necessários a cada finalidade.
• Pedido do próprio trabalhador: ele tem direito de acesso e de cópia do seu prontuário.
• Liberação a terceiros: só nas hipóteses previstas no Código de Ética Médica, como ordem judicial, defesa do próprio médico ou autorização escrita do paciente.

As regras de LGPD que se aplicam a todos esses dados (bases legais, controlador e operador, retenção e incidentes) estão em LGPD na Medicina do Trabalho: como proteger dados de saúde. Aqui o foco é o pedido de acesso ao prontuário e como respondê-lo.

Se a empresa guarda o prontuário, por que não pode ler?

Porque a NR-7 separa quem conserva o documento de quem responde pelo seu conteúdo. O item 7.6.1 da NR-7 determina que os dados dos exames sejam registrados em prontuário individual sob a responsabilidade do médico responsável pelo PCMSO, ou do médico que realizou o exame, quando a organização está dispensada do programa. Já o item 7.6.1.1 atribui à organização o dever de manter esse prontuário por, no mínimo, 20 anos após o desligamento, salvo previsão diferente nos anexos da norma.

O dever de conservar não vem acompanhado de autorização para consultar. O Código de Ética Médica proíbe o médico de permitir o manuseio e o conhecimento dos prontuários sob sua responsabilidade por pessoas não obrigadas ao sigilo profissional (art. 85) e atribui a guarda ao médico ou à instituição que assiste o paciente (art. 87, § 2º).

Na prática, a empresa pode custear o arquivo ou o sistema em que os prontuários ficam, mas o acesso deve se restringir ao serviço médico. Isso vale tanto para o arquivo físico, por exemplo em local separado e de acesso controlado, quanto para o prontuário eletrônico, que o item 7.6.1.3 admite desde que atendidas as exigências do Conselho Federal de Medicina. No sistema eletrônico, ter um perfil administrativo, por exemplo para agendar exames ou acompanhar vencimentos, não equivale a autorização para abrir o prontuário: as permissões de leitura do conteúdo clínico devem ficar com o serviço médico e ser revistas quando alguém muda de função.

O Conselho Regional de Medicina de Santa Catarina examinou uma situação concreta desse tipo: no Parecer CRM-SC nº 55/2019, concluiu que os prontuários ocupacionais não devem ficar anexados aos documentos funcionais do RH e precisam permanecer em local seguro, sem manuseio por terceiros. Na Consulta CRM-SC nº 2426/2016 sobre sistemas de PCMSO com senhas administradas pela empresa, o mesmo conselho separou o conteúdo administrativo e gerencial das informações clínicas. São interpretações de um conselho regional sobre os casos examinados, não regras novas, mas mostram como o Código de Ética Médica é aplicado na prática.

Os demais requisitos de documentação do PCMSO estão em NR-7: o que a norma do PCMSO exige das empresas.

O que o RH pode pedir em vez do prontuário?

Em regra, a necessidade do RH é atendida por um documento ocupacional próprio para cada finalidade, sem acesso ao conteúdo clínico. O ponto de partida é perguntar para que a informação será usada.

Finalidade do RH	Documento adequado	O que não precisa receber
Confirmar a aptidão na admissão, no periódico, no retorno, na mudança de risco ou no demissional	ASO, com a conclusão de apto ou inapto (NR-7, item 7.5.19.1)	Diagnóstico, anamnese e resultados detalhados de exames
Justificar ausência por motivo de saúde	Atestado médico, conforme as regras de validade e de informação do CID	Prontuário e histórico clínico
Adaptar tarefas de um trabalhador com restrição	Orientação do médico sobre a restrição funcional, sem informar a doença	Motivo clínico da restrição
Acompanhar a saúde do grupo para orientar a prevenção	Relatório analítico do PCMSO, com dados coletivos	Resultados individuais identificados

No relatório analítico, vale um cuidado: em setores ou funções com poucos trabalhadores, mesmo dados coletivos podem permitir identificar alguém. Esse risco de reidentificação é tratado em LGPD e riscos psicossociais: quando o anônimo deixa de ser.

Esses documentos não se substituem entre si: o ASO não justifica uma falta, e o atestado não comprova aptidão para a função. O que pode constar no atestado e quando o CID aparece estão em Atestado médico tem limite?. A forma de comunicar uma restrição sem expor o diagnóstico, e por qual canal, está em Do exame ao ASO: como circulam os dados do trabalhador.

Quem pode pedir acesso ou cópia do prontuário?

O próprio trabalhador, em primeiro lugar. O art. 88 do Código de Ética Médica proíbe o médico de negar ao paciente, ou ao seu representante legal quando ele não puder fazê-lo, o acesso ao prontuário, a cópia e as explicações necessárias à sua compreensão, salvo quando isso causar risco ao próprio paciente ou a terceiros. O art. 19 da Lei nº 15.378/2026, o Estatuto dos Direitos do Paciente, assegura o acesso sem necessidade de justificativa, a cópia sem custo e o pedido de retificação. O direito de solicitar acesso e cópia não termina com o desligamento: o ex-empregado também pode exercê-lo enquanto o prontuário estiver sob guarda, observados os procedimentos de identificação e sigilo.

A Lei nº 15.378/2026 se aplica a profissionais e serviços de saúde, sem prejuízo da legislação específica de cada atividade (art. 3º). Ela não menciona expressamente o atendimento ocupacional, mas o médico do trabalho e a clínica que realiza os exames se enquadram nesses conceitos. A LGPD, no art. 18, II e III, também assegura direitos de acesso e correção dos dados pessoais, que devem ser considerados em conjunto com as regras específicas aplicáveis ao prontuário médico.

Quem pede	Pode receber?	Fundamento
Trabalhador ou seu representante legal	Sim: acesso, cópia e explicações	Código de Ética Médica, art. 88; Lei nº 15.378/2026, art. 19; LGPD, art. 18
Juiz, por requisição judicial	Sim: o prontuário é encaminhado ao juízo requisitante	Código de Ética Médica, art. 89, § 1º
Médico, para a própria defesa	Sim, com pedido de observância do sigilo	Código de Ética Médica, art. 89, § 2º
Terceiro com autorização escrita do paciente, inclusive advogado	Sim, nos limites da autorização	Código de Ética Médica, art. 89
Novo médico responsável pelo PCMSO	Recebe a transferência formal dos prontuários	NR-7, item 7.6.1.2
Empregador, RH ou gestor	Não, por iniciativa própria	Código de Ética Médica, arts. 76 e 85

Um cuidado sobre a autorização escrita: a LGPD define consentimento como manifestação livre, informada e inequívoca (art. 5º, XII). Uma autorização exigida do trabalhador como condição para contratar ou manter o emprego pode ser questionada justamente por não ser livre. O art. 16 da Lei nº 15.378/2026 reforça que cabe ao paciente consentir ou não com a revelação de suas informações a terceiros, salvo determinação legal. Além disso, a autorização escrita permite ao médico liberar a cópia (art. 89 do Código de Ética Médica), mas não dá, por si só, fundamento para qualquer uso posterior dos dados clínicos pela empresa. O caminho mais seguro, em regra, é o próprio trabalhador pedir a cópia e decidir o que entrega.

Como responder a um pedido de informação clínica?

Quem recebe o pedido deve identificar a finalidade antes de qualquer envio e levar a decisão sobre a informação clínica ao médico responsável. Um roteiro simples ajuda a clínica, o serviço médico e o próprio RH:

1. Identificar quem pede e para quê. Quando o pedido é do próprio trabalhador ou de um representante, confirmar a identidade e, no caso de terceiro, a autorização escrita. Um gestor que quer saber o diagnóstico de um empregado afastado tem uma finalidade diferente de um juiz que requisita o prontuário em um processo.
2. Verificar se um documento ocupacional atende. Em regra, o ASO, o atestado ou a orientação sobre restrição funcional resolvem a necessidade sem expor o conteúdo clínico.
3. Encaminhar ao médico responsável. A decisão de revelar informação confidencial é médica e segue os arts. 76 e 89 do Código de Ética Médica, não uma decisão administrativa.
4. Tratar a requisição judicial como tal. Ordem do juiz é cumprida com o envio ao juízo requisitante, e não com uma cópia entregue à empresa para que ela repasse.
5. Registrar o pedido e a resposta. Data, solicitante, finalidade e o que foi enviado ou recusado ajudam a demonstrar que o pedido foi tratado com critério.

Quando o pedido vem do RH e é recusado, a resposta funciona melhor se indicar o documento que atende à finalidade, em vez de apenas negar. Por exemplo: em vez do prontuário de um empregado que voltou de afastamento, o RH recebe o ASO de retorno ao trabalho com a conclusão sobre a aptidão e, se houver, a orientação sobre as restrições.

O que muda quando a empresa troca de médico ou clínica?

Quando há substituição do médico responsável pelo PCMSO, a empresa deve garantir a transferência formal dos prontuários ao sucessor. Essa obrigação está prevista no item 7.6.1.2 da NR-7 e busca assegurar a continuidade do acompanhamento da saúde ocupacional, sem interromper a proteção do sigilo médico.

É importante distinguir duas situações. A troca do médico responsável pelo PCMSO exige a transferência formal prevista na norma. Já a simples mudança de clínica contratada não significa, necessariamente, que houve substituição desse médico. Nesse caso, a empresa precisa identificar quem permanece responsável pelos registros, quais serviços foram alterados e como será garantida a continuidade da guarda e do atendimento.

A participação da empresa na transferência não autoriza seu departamento administrativo a examinar o conteúdo dos prontuários. A organização deve assegurar que o procedimento ocorra entre os responsáveis competentes, por meios que preservem a confidencialidade e permitam comprovar a entrega. Na prática, é recomendável documentar a identificação dos responsáveis, a data da transferência, os registros abrangidos e a confirmação de recebimento, sem incluir nesse controle administrativo diagnósticos ou resultados de exames.

A continuidade também importa para o relatório analítico do PCMSO. Pelo item 7.6.3 da NR-7, a organização deve garantir que o médico responsável considere os dados dos prontuários transferidos, quando houver. Pelo item 7.6.4, o médico deve informar no relatório analítico quando não receber os prontuários ou considerar as informações insuficientes. Uma transferência incompleta pode prejudicar a continuidade da avaliação ocupacional mesmo sem ocorrer acesso indevido pelo RH.

Se o acervo estiver em meio eletrônico, a mudança de prestador também exige atenção à integridade dos registros, às permissões de acesso e à disponibilidade das informações para o profissional legitimado. O objetivo é manter o histórico médico acessível aos responsáveis pelo atendimento, sem transformar a transição contratual em oportunidade de consulta administrativa.

Quais riscos existem no acesso ou compartilhamento indevido?

O acesso ou compartilhamento indevido de informações clínicas pode gerar consequências éticas, civis e administrativas, conforme a conduta e as circunstâncias do caso. Isso não significa que toda solicitação irregular, todo acesso não autorizado ou todo incidente resulte automaticamente em multa ou indenização.

O primeiro risco envolve o sigilo profissional. Os arts. 76 e 85 do Código de Ética Médica estabelecem limites à revelação de informações obtidas em exames de trabalhadores e ao conhecimento de prontuários por pessoas não obrigadas ao sigilo. A conduta do profissional pode ser examinada no âmbito ético quando houver descumprimento das regras aplicáveis.

Também existe a possibilidade de responsabilidade civil. O art. 42 da LGPD estabelece o dever de reparar danos patrimoniais, morais, individuais ou coletivos causados por tratamento de dados pessoais em violação à legislação. A responsabilização depende da análise dos fatos e dos requisitos legais, incluindo o dano e sua relação com o tratamento irregular, consideradas as regras dos arts. 42 e 43.

No campo administrativo, o art. 52 da LGPD prevê sanções que podem ser aplicadas pela ANPD, como advertência, multa e medidas relacionadas ao tratamento dos dados. Essas sanções dependem de procedimento administrativo com oportunidade de ampla defesa e da avaliação dos critérios previstos na lei. Não existe multa automática pelo simples fato de a empresa solicitar um prontuário.

Uma situação concreta ajuda a identificar o problema: se o resultado de um exame é anexado à pasta funcional e disponibilizado a gestores sem necessidade legitimamente demonstrada, o risco não está apenas em um possível vazamento futuro. O próprio acesso e a circulação desnecessária de dados clínicos precisam ser avaliados à luz das regras de finalidade, necessidade, segurança e sigilo. Se informações clínicas indevidamente acessadas influenciarem uma decisão de desligamento, também pode surgir discussão trabalhista sobre dispensa discriminatória, abordada em Demitir empregado com doença grave: o que diz a Súmula 443.

Para reduzir esse risco, a empresa e o serviço médico devem manter separados os documentos administrativos e clínicos, limitar permissões, orientar quem recebe solicitações e registrar os encaminhamentos relevantes. Quando houver suspeita de acesso indevido, é necessário apurar a ocorrência e avaliar as medidas cabíveis. Os critérios de tratamento de dados e de comunicação de incidentes estão aprofundados em LGPD na Medicina do Trabalho: como proteger dados de saúde.

Na prática, a empresa deve solicitar apenas a informação ocupacional necessária à sua finalidade, enquanto o acesso ao conteúdo clínico permanece sujeito às regras de sigilo e às hipóteses legalmente aplicáveis. Na medicina do trabalho para empresas, essa separação deve orientar a emissão de documentos, o atendimento às solicitações e a organização dos registros ocupacionais.

Leia também

• LGPD na Medicina do Trabalho: como proteger dados de saúde — Apresenta as bases legais, os limites de compartilhamento, os papéis da empresa e da clínica e os cuidados diante de incidentes.
• NR-7: o que a norma do PCMSO exige das empresas — Detalha as obrigações do programa, os exames ocupacionais, o ASO e os requisitos de documentação e guarda.
• Do exame ao ASO: como circulam os dados do trabalhador — Explica o fluxo de informações entre empresa, clínica, laboratório e sistemas, com atenção aos destinatários.
• Atestado médico tem limite? — Esclarece regras aplicáveis aos atestados e sua utilização para justificar ausências, sem confundi-los com o ASO.
• LGPD e riscos psicossociais: quando o anônimo deixa de ser — Aprofunda os riscos de identificação indireta de trabalhadores, inclusive pelo cruzamento de informações.

Fontes e referências

• Ministério do Trabalho e Emprego — NR-7 — Texto oficial do PCMSO, especialmente os itens 7.5.19.1, 7.6.1 a 7.6.1.3, 7.6.3 e 7.6.4, sobre ASO, prontuários, guarda e transferência formal.
• Conselho Federal de Medicina — Código de Ética Médica — Resolução CFM nº 2.217/2018, com alterações. Os arts. 76, 85, 87, 88 e 89 fundamentam os deveres de sigilo, a guarda e as condições de acesso e fornecimento de cópias.
• Lei nº 15.378/2026 — Estatuto dos Direitos do Paciente — Estabelece direitos relacionados à confidencialidade, à revelação de informações a terceiros e ao acesso e à cópia do prontuário.
• Lei nº 13.709/2018 — Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) — Fundamenta a proteção de dados de saúde, os direitos do titular, as medidas de segurança, a responsabilidade civil e as sanções administrativas.
• CRM-SC — Parecer nº 55/2019 — Examina a guarda de prontuários ocupacionais junto aos documentos funcionais do RH e a necessidade de impedir o manuseio indevido por terceiros. Trata-se de interpretação do conselho regional sobre o caso analisado.
• CRM-SC — Consulta nº 2426/2016 — Aborda o sigilo em sistemas informatizados de PCMSO e a separação entre permissões administrativas e acesso a informações clínicas. Representa interpretação regional de um caso específico.
• ANPD — Perguntas frequentes sobre proteção de dados — Reúne orientações institucionais sobre a LGPD, incluindo as sanções administrativas e as condições gerais para sua aplicação.